Das Kundenanschreiben, die Mitarbeiterinformation, Verfahrensanweisungen bei Reklamationen, Präsentationen, Stellenausschreibungen, Newsletter … Unternehmen kommunizieren auf vielen Kanälen. Vieles davon schreibt der „Chef” mal eben selbst oder delegiert es an den nächstbesten. Wird das der Wichtigkeit von Unternehmenskommunikation gerecht? Klares nein!
Unternehmenskommunikation ist identitätsfördernd, sinnstiftend und markenprägend.
Kunden, Mitarbeiter und Bewerber interessieren sich heute nicht nur für Produkte und Zahlen, sie stellen auch Ansprüche an Themen wie Nachhaltigkeit, Sozialverträglichkeit oder Authentizität. Deshalb ist es wichtig, dass Unternehmen über die interne und externe Kommunikation auch ihre Persönlichkeit, Kultur, Einstellungen, Haltungen und Werte vermitteln.
Corporate Design, Corporate Language und Corporate Behavior prägen die Unternehmenskommunikation. Logo, Typografie, Farben und andere Designelemente sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild und einen Wiedererkennungseffekt. Aber vor allem die Sprache stellt ein wertvolles Potential dar und kann eine enorme Wirkung entfalten. Der Schreibstil, das Sprachklima und die Tonalität entscheiden mit über den Gesamteindruck, die Positionierung und die Glaubwürdigkeit eines Unternehmens.
Für den Flyer, die Broschüre, Websites und Pressemitteilungen, also die externe Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, werden häufig Werbeagenturen, Marketingexperten, PR-Fachleute, Texter oder Content Manager beauftragt. Von Werbetextern wünscht man sich auffallende Headlines, originelle Slogans, spannende Geschichten und lesefreundliche Texte. Sie sollen die richtigen Keywords finden, suchmaschinenoptimiert schreiben und natürlich fehlerfrei und grammatikalisch korrekt. Das tun sie auch, wenn sie vom Fach, gut gebrieft und passend ausgewählt sind.
Aber was ist mit den vielen anderen Kommunikationsmedien und Unternehmenstexten, die in vielfältiger Weise Berührungspunkte mit Mitarbeitern und Kunden darstellen?
Von der klassischen Werbung zur Markensprache.
Texterinnen und Texter schreiben gern ein kreatives Wortspiel oder erfinden den coolen Spruch, der riesengroß von der Plakatwand prangt. Aber professionelle Texterinnen und Texter können viel mehr: Mit der richtigen Corporate Language die Unternehmenswerte authentisch zum Ausdruck bringen. Das bedeutet auch, Unternehmen differenzierter darzustellen als mit Begrifflichkeiten wie Qualität, Vertrauen, Partnerschaft …
Dafür muss der unternehmensspezifische Kommunikationsstil entsprechend ernst genommen, konsequent gestaltet und professionell angewandt werden.
Viele Puzzlesteine machen eine Unternehmenskommunikation: Gründe und Anlässe für gute Texte.
• Keinen Kontakt ungenutzt lassen
Oft werden Kunden mit kurzen Nachrichten Ausliefertermine, neue Ansprechpartner oder Sprechzeiten mitgeteilt oder Mitarbeiter z.B. über geänderte Regelungen informiert. Das muss keine trockene Mitteilung sein. Machen Sie es in Ihrer Markensprache. Eine freundliche Einleitung, ein bis zwei Sätze mehr als nötig und schon ist ein markanter Kontaktpunkt geschaffen. Verschenken Sie keine Kommunikationsmöglichkeit!
• Bleiben Sie einzigartig
Ihr Unternehmen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen sind einzigartig, also muss das Ihre Kommunikation ebenfalls sein. Und zwar möglichst immer. In der Weihnachtskarte, bei Ihrem Gewinnspiel oder in der Einladung zur Jubiläumsfeier, überall sollte sich Ihre Markensprache wiederfinden. Auch wenn Ihr Unternehmen klein ist, greifen Sie niemals zu Lösungen von der Stange. Schreiben Sie (oder lassen Sie schreiben) konsequent individuell, persönlich und markenkonform.
• Kommunikation im Service
Service-Mitarbeiter haben manchmal schlechte Nachrichten, wenn beispielsweise Ersatzteile nicht schnell geliefert werden können. Oft treffen sie auch auf Missmut, weil etwas nicht funktioniert wie gedacht. Warum geben Sie Ihren Mitarbeitern nicht einen Leitfaden mit echten Formulierungshilfen an die Hand? Das sorgt für Sicherheit und ein einheitliches Auftreten.
• Dialog im Transformationsprozess
Viele Unternehmen befinden sich derzeit in einem Veränderungsprozess. Veränderungen machen oft Angst, andererseits werden insbesondere die Mitarbeiter in der Transformation dringend fürs Mitgestalten und Erneuern gebraucht. Bleiben Sie also im Kontakt. Transparenz schaffen, Mut machen, motivieren, Feedback geben … alles das ist wichtig und kann beispielsweise mit regelmäßigen Newslettern begleitet werden.
• Employer Branding
Für Unternehmen ist es heutzutage sehr wichtig, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein, mit dem sich Mitarbeiter identifizieren und an den sie sich längerfristig binden. Neben Faktoren wie Karrieremöglichkeiten, Arbeitsumfeld und -methoden sind auch die Mitarbeiteransprache und -kommunikation entscheidend. Hier sind es oft die kleinen Gesten, die nicht viel kosten und dennoch eine emotionale Verbindung schaffen: die Einladung zum Vorstellungsgespräch, die Gratulation zum Geburtstag oder Kind, die Genehmigung von Weiterbildungen, die Genesungswünsche bei längerer Krankheit etc. Hier macht wie so oft die Musik den Ton oder die Sprache den guten Stil.
Was also tun mit den eigenen Unternehmenstexten?
Je nach Größenordnung der Firma lohnt sich die Anstellung eines Kommunikationsexperten. Manchmal reicht es auch aus, einen Mitarbeiter, der vielleicht schon ein Faible fürs Schreiben hat, gut zu schulen. Eine Alternative ist die Beauftragung eines freien Texters, der mit Rat und Text für Sie da ist, wenn Bedarf besteht. Dieser kann dann für eine schlüssige und einheitliche Kommunikation über alle Mittel und Wege sowie mit allen Zielgruppen sorgen.
„Bevor ich das jemand Fremden erklärt habe, habe ich es schon selbst geschrieben”. Diese Einstellung führt nicht immer zu optimalen Ergebnissen. Außerdem werden Sie bei längerfristiger, vertrauensvoller Zusammenarbeit feststellen, dass lange, zeitraubende Briefings schnell nicht mehr nötig sind.
By the way … ich bin so eine Texterin, die sich bereits intensiv mit Unternehmenskommunikation und Markensprache beschäftigt hat und ausgesprochen gern die richtigen Worte für Ihre Projekte und Botschaften findet.